La Seguridad Social dará un nuevo paso en la digitalización de sus comunicaciones a partir del próximo 1 de septiembre de 2026. La entrada en vigor, en esa fecha, de la Orden ISM/541/2026 amplía los supuestos en los que las personas físicas deberán recibir notificaciones y comunicaciones, exclusivamente por vía electrónica, a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Aunque la medida afecta directamente a personas trabajadoras que estén cobrando o solicitando determinadas prestaciones, también tendrá consecuencias para las empresas, especialmente en la gestión de bajas médicas, reincorporaciones y procedimientos relacionados con incapacidades.
¿Qué cambia exactamente?
La nueva norma modifica la regulación vigente sobre notificaciones electrónicas de la Seguridad Social e incorpora nuevos colectivos obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración en determinados procedimientos.
Hasta ahora, esta obligación ya existía para algunos beneficiarios de prestaciones como nacimiento y cuidado del menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural. Con la nueva orden, el sistema se amplía también a los procesos de incapacidad temporal, incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes.
Las resoluciones, requerimientos, citaciones y otras comunicaciones dejarán de llegar principalmente por correo postal y estarán disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
¿Cómo afecta a los trabajadores?
La obligación de recibir notificaciones electrónicas se aplicará a las personas físicas que:
- Soliciten y/o perciban una prestación por incapacidad temporal (IT).
- Tengan procedimientos de incapacidad permanente (IP).
- Reciban comunicaciones relacionadas con lesiones permanentes no incapacitantes (LPNI).
Uno de los aspectos que más dudas genera es cómo se comunicarán estas resoluciones.
La Seguridad Social podrá enviar avisos mediante SMS o correo electrónico para informar de que existe una nueva comunicación disponible. Sin embargo, esos mensajes tendrán únicamente carácter informativo. La notificación oficial se considerará puesta a disposición en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS), donde deberá consultarse.
Por ello, se recomienda que los trabajadores comprueben cuanto antes que disponen de medios de identificación digital válidos, como certificado electrónico, DNI electrónico o sistema Cl@ve.
Implica, además, mantener actualizados los datos de contacto, disponer de un sistema de identificación electrónica válido y revisar periódicamente la plataforma para evitar la pérdida de plazos o el desconocimiento de resoluciones que puedan afectar a prestaciones, altas médicas o procedimientos administrativos.
¿Y cómo impactará en las empresas?
Aunque las notificaciones se dirigirán a la persona trabajadora y no a la empresa, el cambio puede ser importante en la gestión laboral diaria.
Una comunicación no revisada a tiempo puede afectar a cuestiones como:
- Altas médicas.
- Reincorporaciones al trabajo.
- Revisiones de prestaciones.
- Citaciones o requerimientos administrativos.
- Procedimientos de incapacidad permanente.
- Modificaciones de situaciones de incapacidad temporal.
Si el empleado no comunica una resolución o la empresa desconoce un cambio en su situación administrativa, pueden producirse incidencias en nómina, cotización o planificación de recursos humanos.
Qué deberían hacer las empresas desde ahora
Ante la entrada en vigor de la norma, los departamentos de Recursos Humanos y administración laboral pueden adoptar algunas medidas preventivas:
- Informar a la plantilla: conviene comunicar a los trabajadores afectados que determinadas resoluciones dejarán de llegar por correo postal y que deberán consultar periódicamente la Sede Electrónica.
- Fomentar el uso de sistemas de identificación digital: disponer de certificado digital o Cl@ve será esencial para acceder a las notificaciones y evitar incidencias.
- Revisar los protocolos de comunicación interna: las empresas deberían establecer procedimientos para que los empleados comuniquen con rapidez cualquier resolución relacionada con una baja médica o una incapacidad. También será recomendable reforzar las acciones informativas sobre el uso de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
- Evitar automatismos: la información administrativa asociada a una incapacidad puede cambiar con rapidez. Por ello, conviene verificar siempre la situación actualizada antes de gestionar reincorporaciones o movimientos en nómina.
Un impacto también en Prevención de Riesgos Laborales
Los servicios de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) también pueden verse afectados por esta nueva dinámica. La rapidez con la que se conozcan determinadas resoluciones administrativas puede resultar clave para evaluar la aptitud de un trabajador, planificar una reincorporación o determinar la necesidad de adaptar un puesto de trabajo.
En aquellos casos en los que existan limitaciones funcionales derivadas de una enfermedad o accidente, una mejor coordinación entre trabajador, empresa y servicio de prevención permitirá adoptar medidas preventivas de forma más ágil y eficaz.
La digitalización de las comunicaciones busca agilizar la gestión administrativa, pero también exige una mayor coordinación entre todos los actores implicados para evitar errores, retrasos o incumplimientos de plazos.
Un cambio que obliga a mirar el buzón electrónico
La reforma persigue, por tanto, agilizar los procedimientos administrativos y reforzar la comunicación digital entre la Seguridad Social y los ciudadanos. Sin embargo, también traslada una mayor responsabilidad a las personas afectadas, que deberán estar pendientes de las notificaciones disponibles en la Sede Electrónica.
A partir del 1 de septiembre de 2026, una baja médica, una incapacidad permanente o una lesión permanente no incapacitante no solo implicará seguir la evolución del expediente sanitario. También exigirán revisar periódicamente el buzón electrónico de la Seguridad Social para evitar perder información relevante, incumplir plazos o sufrir retrasos en la gestión de prestaciones y procedimientos administrativos.