El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) continúa avanzando en la modernización y mejora de los procesos asociados a la Incapacidad Temporal (IT).
En los últimos meses se han puesto en marcha dos líneas de trabajo de especial trascendencia para empresas, asesorías laborales y mutuas colaboradoras:
- La obligatoriedad de comunicar información relativa al puesto de trabajo y funciones de la persona trabajadora en situación de IT.
- El inicio del envío de la Base Reguladora (BR) de la prestación por IT, con independencia de la entidad que asuma la cobertura de la contingencia.
Ambas novedades han sido recogidas en comunicaciones oficiales del propio INSS y en el Boletín de Noticias RED (BNR 11/2025), disponible en la web de la Seguridad Social.
Comunicación obligatoria del “Puesto de trabajo” y la “Descripción de funciones” en los procesos de IT
Con el objetivo de mejorar la precisión en la valoración médica de las bajas laborales, el INSS recuerda la obligación de las empresas de facilitar dos datos esenciales para la gestión de la IT:
– Puesto de trabajo desempeñado por la persona trabajadora.
– Descripción de funciones asociadas a dicho puesto.
Estos datos deben remitirse a través del fichero FDI o mediante el servicio “Incapacidad Temporal Online” del Sistema RED. La información permite a los equipos médicos disponer de un contexto profesional completo y evaluar la capacidad laboral en función de las exigencias reales del puesto, facilitando decisiones más ajustadas sobre la continuidad de la baja o el posible alta médica.
Validaciones técnicas
Para garantizar la calidad de la información, se han establecido controles mínimos:
- Puesto de trabajo: al menos 4 caracteres; no puede contener exclusivamente números o símbolos. → Error asociado: 158 – “Puesto de trabajo obligatorio”.
- Descripción de funciones: al menos 15 caracteres; tampoco puede componerse solo de números o símbolos. → Error asociado: 159 – “Descripción de funciones obligatoria”.
Siempre que las comunicaciones superen estas validaciones, el INSS podrá trasladar esta información tanto a la mutua responsable del proceso como al correspondiente Servicio Público de Salud, reforzando así la coordinación entre entidades.
La falta de remisión de estos datos puede constituir infracción administrativa, tal como establece la normativa sancionadora del orden social (Real Decreto Legislativo 5/2000).
Envío de la Base Reguladora de IT a través del Fichero INSS–Empresas (FIE)
En paralelo, el INSS ha venido desarrollando un proyecto para el cálculo automatizado de la Base Reguladora de la prestación por IT, tanto para contingencias profesionales como comunes. Tras un periodo de pruebas, en el que las mutuas han contrastado cálculos con el organismo, se ha alcanzado un grado elevado de coincidencia y fiabilidad.
Desde el pasado 2 de diciembre de 2025 el INSS ha empezado a remitir la Base Reguladora a todas las empresas, incluidas aquellas cuya cobertura esté asumida por una mutua. La comunicación se efectúa mediante el Fichero INSS–Empresas (FIE) y el Servicio FIER.
Carácter informativo y alcance inicial
En esta primera fase, la información remitida tiene carácter informativo para las empresas, que pueden decidir si la aplican o no en sus liquidaciones.
El cálculo se realizará mensualmente, una vez consolidadas las bases de cotización por la TGSS. Por este motivo, alrededor de los días 12 o 13 de cada mes se observará un incremento de registros enviados a través del FIE.
Ámbito de aplicación
La Base Reguladora que enviará el INSS abarcará:
- Régimen General y sus sistemas especiales (Empleados del Hogar, Agrarios por cuenta ajena y Frutas y Hortalizas).
- Régimen Especial de los Trabajadores del Mar (cuenta ajena).
Quedan excluidos, por el momento:
- Profesionales taurinos.
- Artistas.
- Personas trabajadoras por cuenta propia (RETA y RETAMAR).
- Régimen Especial del Carbón.
Gestión de discrepancias
Si existieran diferencias entre la Base Reguladora calculada por la empresa y la comunicada por el INSS, se podrán plantear mediante el aplicativo ACRASS, utilizando el nuevo tipo de incidencia “BRIT – Base Reguladora IT”.
Referencias oficiales
Puede consultarse información detallada en:
- Boletín de Noticias RED 11/2025, disponible en la web de la Seguridad Social.
- Documentación técnica del Mensaje FIE y de los servicios del Sistema RED, accesible a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.